Politique de protection des données

En visitant notre site Internet, en nous consultant ou en souscrivant à nos services (newsletters, formations, évènements, …), vous nous communiquez des données à caractère personnel vous concernant.

Notre centre de psychothérapie et de pratiques spécialisées accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos données à caractère personnel. Cette politique de protection des données explique les finalités du traitement de vos données à caractère personnel, la manière dont nous traitons et assurons la protection de toutes les données à caractère personnel fournies et les droits dont vous disposez par rapport à vos données à caractère personnel.

Identification du responsable de traitement

Vos données à caractère personnel sont traitées par la srl PEPS-E (ci-après PEPS-E), dont le siège social est situé à 4000 Liège, Rue du Batty 52 – Belgique enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0764.709.495, agissant en tant que responsable du traitement.

POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous effectuons les traitements de données à caractère personnel suivants :

Traitement des données à caractère personnel de nos patient(e)s et/ ou client(e)s

Gestion de votre dossier

Finalité	Les données que vous nous transmettez (et éventuellement celles que nous recevons de confrères vous concernant) ne sont traitées qu’à des fins thérapeutiques vous concernant. Certaines de vos données (nom, prénom, adresse e-mail, identifiant et mot de passe, logs) peuvent également être traitées dans le cadre de la gestion de notre extranet pour autant que vous ayez créé un compte.
Base(s) de licéité	Toutes ces données sont indispensables à l’exécution de la mission que vous nous confiez. Sans elles, nous ne pouvons pas mener notre mission à bien.
Catégories de données	Il peut s’agir de vos nom, prénom, image (carte d’identité), profession (si facteur de risque), domicile ou résidence, n° de téléphone et de fax, adresse email, date et lieu de naissance, n° de registre national, NISS et de carte d´identité, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), réseau de soins de santé, mutuelle et/ou compagnie d’assurance, correspondances, etc. Nous traitons également certaines de vos données particulières telles que vos vos données concernant votre santé, votre vie ou votre orientation sexuelle, ou toute autre information que vous nous communiqueriez dans le cadre de votre suivi par les membres de notre centre.
Durée	Les données sont effacées 10 ans après votre dernière consultation, à l’exception de votre dossier médical, qui est conservé conformément à nos obligations légales et déontologiques.
Destinataire	Leur communication à un confrère spécialiste, à un hôpital, à une infirmière, à un médecin, à votre mutuelle et/ou compagnie d’assurance sera peut-être nécessaire pour l’exécution de notre mission. Cette communication est strictement encadrée par l’article 14 du code de déontologie des psychologues stipulant les élément suivants : "Le psychologue peut, sous sa responsabilité, partager des données confidentielles en sa possession en vue d’optimiser l’efficacité de son travail. A cet effet, il applique les règles habituelles cumulatives quant au secret partagé : information préalable, accord du maître du secret, dans le seul intérêt de celui-ci, limité à ce qui est strictement indispensable, uniquement avec des personnes soumises au secret professionnel œuvrant dans le cadre d’une même mission. "

Gestion administrative et comptable

Finalité	Les données que vous nous transmettez sont traitées pour assurer la gestion administrative ainsi que la gestion comptable et fiscale de votre dossier ou des services en ligne que vous nous commandez.
Base(s) de licéité	Le traitement de ces données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b) RGPD), notamment la facturation de nos prestations et leur récupération, la notification d’une modification de nos conditions générales ou de la Politique de protection des données (notamment de nouvelles finalités). Le traitement de ces données est également nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, notamment en vertu du Code de droit économique et du Code de la T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c) RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos données d’identification (nom, prénom, e-mail, adresse, numéro de téléphone), factures émises et paiements et de vos données financières (banque, n° de compte).
Durée	Les données sont traitées pour une durée de 10 ans à compter de la clôture de votre dossier.
Destinataire	Ces données peuvent être communiquées à l’administration fiscale. De même, leur communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, autres confrères spécialisés intervenant, comptable, réviseur) pourrait être nécessaire.

Notre service de newsletters

Finalité	Si vous avez souscrit à notre service de newsletters, nous traitons vos données afin de vous communiquer gratuitement des lettres d’information sur support papier et/ou par voie électronique.
Base(s) de licéité	Les données sont traitées sur base de l’exécution du contrat de fourniture de service (article 6.1.b) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail.
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous mettiez fin à ce service gratuit.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait également être nécessaire.

Nos formations et évènements

Finalité	Si vous vous inscrivez à une de nos formations et/ ou l’un de nos évènements (en ligne ou en présentiel), nous serons amenés à traiter vos données pour assurer l’organisation et le suivi de la formation/ l’évènement. Nous pourrions également être amenés à traiter vos données afin de promouvoir nos formations sur les réseaux sociaux.
Base(s) de licéité	Le traitement de vos données est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie dans le cadre de la formation à laquelle vous avez souscrit (article 6.1.b) du RGPD). Votre image est traitée avec votre consentement (article 6.1.a) du RGPD), dès lors que vous êtes invité à activer ou éteindre votre caméra selon votre choix.
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom, profession, adresse e-mail, ainsi que, le cas échéant, votre image.
Durée	Nous conservons vos données de contact à cette fin un an après la formation/ l’évènement.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques de billetterie…) pourrait être nécessaire.

Promotion de nos services

Finalité	Si vous êtes patient de notre centre et/ou si vous avez souscrit à notre service de newsletters et/ou si vous vous êtes inscrit à une des formations que nous dispensons (ou à un de nos évènements), nous sommes susceptibles de traiter vos données afin de vous informer de nos actualités, de nos formations et des services dispensés par notre centre qui seraient susceptibles de vous intéresser.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à promouvoir nos services auprès de nos patients et des personnes accédant à nos services (article 6.1.f) du RGPD).
Catégories de données	Il s’agit de vos nom, prénom et adresse e-mail (ou adresse postale le cas échéant).
Durée	Les données sont traitées jusqu’à ce que vous nous demandiez d’arrêter.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, emailing et publipostage…) pourrait être nécessaire.

Contentieux liés à notre responsabilité

Finalité	Nous pourrions être amenés à traiter vos données pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à assurer la défense de nos intérêts (article 6.1.f) du RGPD). Le traitement de données sensibles peut être nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice (article 9.2.f) du RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de vos nom, prénom, image, profession, domicile ou résidence, n° de téléphone et de fax, adresse e-mail, date et lieu de naissance, état civil, n° de registre national et de carte d´identité, n° de compte bancaire, identifiants, mots de passe, connexions (en cas d’utilisation de notre extranet), correspondances, etc.
Durée	Les données seront supprimées 10 ans après la dernière mission que vous nous avez confiée. La preuve de la clôture de chaque dossier est conservée pendant 20 ans.
Destinataire	La communication de vos données à notre avocat, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances, au bureau d’aide juridique sera peut-être nécessaire. De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable).

Traitement des données à caractère personnel des autres parties en lien avec le traitement d'un(e) patient(e)

Finalité	Nous pourrions avoir reçu vos données à caractère personnel dans le cadre du suivi de l’un un de nos patients. Vos données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaire au traitement de ce patient.
Base(s) de licéité	Le traitement de vos données se base sur notre intérêt légitime, et celui de notre patient (articles 6.1.c et f) du RGPD).
Catégories de données	Les données concernées sont toutes celles qui nous seraient communiquées par l’un de nos patients dans le cadre de son traitement par notre centre.
Durée	Les données ne seront traitées que pour la durée nécessaire au traitement de notre patient et à la gestion de son dossier et pour une durée de 10 ans à compter de la fin de notre relation contractuelle avec notre patient, à l’exception des informations figurant dans le dossier médical de notre patient, qui est conservé conformément à nos obligations légales et déontologiques.
Destinataire	La communication de ces données à nos prestataires de service et sous-traitants (par ex. prestataires informatiques) pourrait être nécessaire.

Traitement des données à caractère personnel des internautes

Cookies

Finalité	Nous utilisons sur https://www.peps-e.be/ des cookies. Pour plus d'informations concernant la finalité des cookies utilisés, nous vous invitons à consulter notre Politique de cookies.
Base(s) de licéité	Cookies techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles (nécessaires) : nécessité pour l’exécution du service (articles 6.1.b du RGPD). Autres cookies : L’utilisation de cookies de tierce partie, dont PEPS-E est le responsable conjoint du traitement, est soumise à votre consentement préalable (article 6.1.a du RGPD). Vous pouvez refuser que ces cookies soient installés sur votre appareil. L´accès à notre site ne vous sera pas, pour autant, refusé. Toutefois, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles.
Catégories de données	Les cookies placés (pour plus d’informations, consultez notre Politique de cookies ), ainsi que la preuve de votre consentement au placement de cookies de tierce partie.
Durée	Les cookies ont généralement aussi une date d’expiration. Certains cookies sont par exemple automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur (ce que l’on appelle les cookies de session), tandis que d’autres restent plus longtemps sur votre ordinateur, parfois même jusqu’à ce que vous les supprimiez manuellement (ce que l’on appelle les cookies permanents). Pour plus d’informations sur la durée de vie des cookies placés, consultez notre Politique de cookies.
Destinataire	- Google Analytics De même, une communication à nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeurs) pourrait également être nécessaire.

Réseaux sociaux

Finalité	Les données que vous communiquez en visitant nos pages sur les réseaux sociaux sont ou pourraient être traitées conjointement par le réseau social et PEPS-E pour les finalités suivantes : - la collecte de certaines données au moyen de cookies ; - l’amélioration par le réseau social de son système de publicité ; - l’obtention de statistiques d’audience de la page. Les politiques d’utilisation des données personnelles de chaque réseau social peuvent être trouvées en cliquant sur les liens suivants : - Facebook et Instagram - Linkedin - Youtube Les statistiques d’audience établies par le réseau social sont uniquement transmises sous une forme anonymisée à PEPS-E pour administrer la page.
Base(s) de licéité	Ces données sont traitées sur base de notre intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de la page de façon à promouvoir adéquatement notre page (article 6.1.f) du RGPD).
Catégories de données	Données liées à votre compte, données liées au partage de contenu ou aux communications que vous entretenez avec d’autres personnes.
Durée	Ces données sont ou pourraient être traitées aussi longtemps que la page existe et que vous la visitez.

Traitement des données à caractère personnel des candidat(e)s à un poste vacant et/ ou spontané

Finalité	Si vous nous adressez votre candidature, vos données seront traitées à votre demande en vue d’évaluer la possibilité d’une relation contractuelle.
Base(s) de licéité	Les données sont traitées pour les besoins de notre potentielle future relation contractuelle (article 6.1.b) du RGPD).
Catégories de données	Vos données d’identification (nom, prénom, date de naissance, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) ainsi que toute information se trouvant sur votre curriculum vitae et/ou lettre de motivation.
Durée	Vos données seront conservées maximum 3 mois à compter de l’issue du processus de sélection.
Destinataire	La communication de vos données à nos prestataires de services et sous-traitants (prestataires informatiques, hébergeur …) pourrait être nécessaire.

Traitement des données à caractère personnel de nos fournisseur(se)s

Finalité	Les données que vous nous transmettez sont traitées en vue de gérer notre relation contractuelle : gestion des commandes, des offres, de la livraison, de la facturation et du paiement et d’évaluation de la prestation du fournisseur (éventuellement).
Base(s) de licéité	Le traitement des données est indispensable à l’exécution de notre contrat. Sans le traitement de ces données, nous ne pouvons pas exécuter le contrat (article 6.1.b) RGPD).
Catégories de données	Il peut s’agir de vos données d’identification (nom, prénom), données de contact (adresse de courrier électronique, numéro de téléphone), données relatives à la profession (entreprise, fonction), informations d’ordre financier/comptable (numéro de compte bancaire, titulaire du compte), données relatives au suivi des prestations.
Durée	Vos données sont conservées pendant 10 ans après la fin du dernier contrat conclu avec nous.
Destinataire	Ces données seront communiquées à l’administration fiscale. De même, cette communication pourrait également être nécessaire vis-à-vis de nos prestataires de service (prestataires informatiques, comptable, réviseur). En cas de litige, la communication de vos données à notre avocat, aux autres parties ou aux avocats de celles-ci, aux tribunaux, à des experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres ou huissiers, organismes bancaires ou d’assurances, au bureau d’aide juridique sera peut-être nécessaire.

Localisation de vos données

Dans l’Union européenne – Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l’U.E.

En cas de transfert hors Union européenne – Pour l’envoi de nos lettres d’information et la billetterie des évènements que nous organisons, nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés hors de l’Union européenne. Dans ce cas, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l’UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.

Protection de vos données

Sécurité technique et organisationnelle – Nous mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires en vue d’assurer un niveau adéquat de sécurité concernant vos données, notamment en vue de les prémunir de toute fuite, perte, destruction, divulgation publique, accès non autorisé ou autre usage abusif.

Droits et manière de les exercer

Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.

Accès et rectification – Vous disposez du droit d’accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.

Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.

Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Effacement – Vous pouvez obtenir l’effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.

Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées ou transmises à un confrère sous format électronique.

Pour plus d’informations sur vos droits :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-

En tant que responsable de traitement de vos données, PEPS-E SRL (4000 Liège, Rue du Batty 52 - Tél. + 0479 17 63 25) se tient à votre disposition pour toute question et pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.

Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte).

Modification

La présente politique peut, à tout moment, pour diverses raisons, faire l’objet de corrections, d’ajouts ou de modifications. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site Internet. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.